Digitalizarea a devenit condiția de supraviețuire pe o piață care se mișcă din ce în ce mai repede. Fie că vorbim de accesarea fondurilor europene pentru transformare digitală, fie că dorești să-ți eficientizezi operațiunile din resurse proprii, drumul spre o firmă digitalizată poate fi un proces anevoios. De-a lungul anilor, am întâlnit zeci de antreprenori care au pornit proiecte de digitalizare și au ajuns fie cu soluții depășite înainte de a fi implementate, fie cu bugete irosite pe licențe inutile, fie cu sisteme care răspundeau altfel decât nevoilor reale ale afacerii.
Aceste situații sunt des întâlnite atunci când consultanța de specialitate lipsește sau este precară. În articolul de mai jos, am scris în detaliu care sunt cele mai frecvente greșeli pe care le fac antreprenorii atunci când vor să își digitalizeze firma.
Nu apelează la un consultant tehnic IT
Un aspect adesea trecut cu vederea este separarea dintre consultantul pe fonduri europene și consultantul tehnic IT. Mulți antreprenori apelează la primul pentru a gestiona procedura de accesare a grantului, fără să implice din timp și un partener tehnic care să întocmească oferta tehnică și financiară în formatul solicitat de fiecare program de finanțare în parte. Consultantul pe fonduri se ocupă cu eligibilitatea și dosarul de finanțare, nu și cu specificațiile echipamentelor. Iar această lipsă de sincronizare între cei doi consultanți cade, de cele mai multe ori, în sarcina antreprenorului care trebuie să gestioneze un domeniu tehnic în care nu are pregătire.
La aceasta se adaugă o altă problemă practică: bugetarea incorectă a echipamentelor și termenele de valabilitate ale ofertelor. Prețurile în IT se schimbă rapid, iar o ofertă tehnică întocmită la depunerea cererii de finanțare poate deveni depășită până în momentul implementării. Negocierea cu producătorii pentru termene de livrare compatibile cu perioada eligibilă a proiectului este un proces care cere experiență și relații solide în piață. Toate aceste aspecte trebuie rezolvate înainte de depunerea cererii de finanțare, nu după aprobarea ei.
Rigiditatea la selecția echipamentelor
Una dintre cele mai frecvente și costisitoare greșeli este atitudinea rigidă față de soluția tehnologică: antreprenorul își dorește un produs anume și refuză orice abatere de la decizia aceasta. Problema apare din diferența de timp: între momentul în care definești specificațiile unui proiect și momentul în care accesezi efectiv fondurile sau finalizezi implementarea, pot trece 12, 18, chiar 24 de luni. În lumea IT, aceasta înseamnă cel puțin o generație tehnologică diferență.
Tehnologia avansează fără să aștepte pe nimeni, iar soluția pe care ai ales-o în caietul de sarcini poate deveni depășită, poate fi retrasă de pe piață sau poate fi înlocuită de o alternativă superioară. Flexibilitatea în faza de planificare este un semn de înțelepciune. Alege să lucrezi cu consultanți IT de încredere care să actualizeze recomandările în funcție de ce oferă piața în momentul implementării și vei lua deciziile benefice pentru compania ta.
Soluția „universală" care rezolvă altceva decât ai nevoie
Fiecare afacere are nevoi proprii. O firmă de producție funcționează altfel față de o firmă de distribuție, de servicii sau de retail. Cu toate acestea, mulți antreprenori aleg soluții IT „la pachet” (platforme mari, cunoscute, cu multe funcții) fără să verifice dacă acele funcții sunt relevante pentru ei.
Rezultatul este că plătești pentru un sistem complex, 80% din funcționalități rămân neutilizate, iar cele 20% de care ai nevoie cu adevărat sunt implementate superficial sau lipsesc cu totul. Digitalizarea eficientă pornește dintr-un audit corect al proceselor tale: ce vrei să automatizezi, ce vrei să măsori, ce vrei să simplifici și continuă cu alegerea celei mai bune soluții pentru acele nevoi specifice.
Licențele greșite: plătești mult pentru ceva ce nu folosești
Digitalizarea este adesea tratată ca un cost și mai puțin ca o investiție. Când o tratezi ca pe un cost, instinctul este să îl minimizezi. Antreprenorii care alocă bugete insuficiente ajung să implementeze soluții pe jumătate, să sară peste faza de testare sau să lucreze cu furnizori care oferă prețuri mici și servicii pe măsura lor.
O implementare grăbită sau incompletă generează costuri ascunse care depășesc cu ușurință economiile inițiale: reluarea proiectului, pierderea de date, productivitate scăzută, suport tehnic permanent. Calculează rentabilitatea investiției pe termen mediu și lung, alocă un buget realist care să acopere integral implementarea și rezultatele vor fi pe măsura așteptărilor.
„Cel mai scump proiect IT este cel pe care îl faci de două ori.”
Digitalizarea este un proces strategic
Greșelile prezentate mai sus sunt consecința firească a unui proces complex, abordat fără pregătire suficientă. Vestea bună este că toate pot fi evitate cu partenerii potriviți, cu o viziune flexibilă și cu un buget realist.
Zilnic lucrăm cu antreprenori care vor să găsească cele mai bune echipamente și soluții IT pentru afacerile lor. Ne dorim să construim parteneriate pe termen lung, bazate pe înțelegerea reală a nevoilor fiecărei afaceri. Fie că vrei să dotezi birouri, să modernizezi infrastructura IT, să achiziționezi echipamente de rețelistică sau să găsești cele mai potrivite licențe software, suntem alături de tine cu expertiză și cu onestitate.
Digitalizarea planificată strategic poate fi cel mai bun avantaj competitiv pe care îl poți construi astăzi.
Vrei să vorbești cu un specialist Sigma Distribution despre nevoile tale de digitalizare?